【システム導入初心者 必見】実際にあったシステム導入の失敗事例3選
「この業務、手作業が多くて大変すぎる」「いっそのことシステム化した方が良いのでは…？」そのような要望からシステム開発を検討している方もいらっしゃると思います。しかし安易に依頼先を選んだ結果、かえって悪影響がでてしまうこともあります。
当社の事例でも、過去の失敗経験から「次はちゃんとした業者に頼みたい」という思いで問い合わせていただいた企業様もいらっしゃいます。ここでは、実際にあったシステム導入の失敗事例を3つ紹介し、どうすれば同じ過ちを防げるかについてお伝えします。
1. 「一番安いところに頼んでみたが、結局完成しなかった」
ケース概要
コストを抑えるために、一番安価な見積もりを提示した業者にシステム開発を依頼したものの、途中で開発が進まなくなってしまったという事例です。
業者の見積もりが甘かったり、発注者と受注者で想定していた仕様が違った場合にこういった失敗が起こります。スケジュールは大幅に遅延してしまい、未完で終了してしまいました。
解説
システム開発の費用は確かに重要ですが、「安かろう悪かろう」にならないよう、開発実績やサポート体制が十分か、確認することも重要です。また完成形にすれ違いがないか、丁寧に確認しておくと良いでしょう。仕様に落とし込む部分はシステム会社の仕事なので、発注側の意識としては「こういう完成形になれば良い」というのを言語化できるように準備しておきましょう。
もし開発費を減らしたい場合は、システム化する部分を小さくするのが得策です。
開発範囲が狭くなれば、見積もりの精度があがるため「完成しない」可能性は低くなります。またシステム化の成果が経営陣に認められれば、追加開発の予算も取りやすくなります。最終形を考えながら小さく作ってリリースすることを意識できれば、プロジェクトの成功率は飛躍的に上昇するでしょう。
2. 「完成はしたが、バグが多く業務が止まってしまう」
ケース概要
システムが一応完成し、運用が開始されたものの、使用してみると次々にバグが発生し、日常業務に支障をきたしてしまったという事例です。この失敗は開発スケジュールを十分にとれなかった場合に発生します。システムの品質改善のために追加で費用が発生してしまったのも辛いですが、その間会社の方たちには迷惑がかかってしまうのも辛いところです。
解説
システムの品質は開発段階でのテストの質に左右されます。通常はスケジュールの中にテストの工数も含まれているのですが、開発途中に仕様が変更されたり、新たな要望が発生するとこのテストの工数が削減されがちです。対策としては仕様変更が起こらないよう、最初にいろいろなことを伝えておくと良いでしょう。
また導入直後に不具合が発生すること自体はどのような業者でも起こる可能性が高いため、システム導入日は閑散期になるように内部調整できるとgoodです。
3. 「毎月適切かどうか分からない、高額な保守費用を支払っている」
ケース概要
ある企業では、開発後に月額の保守費用を支払い続けていましたが、その内容が不透明で、実際にどれだけのサポートが提供されているのか把握できていませんでした。また不要な機能やサポートが含まれているために、結果として高額な保守費用がかかっていることが後から判明しました。
解説
このケースを論じる前に「そもそも保守は必要なのか」という疑問に対して回答しておこうと思います。結論から申し上げますと保守は必要です。昔 先輩社員から「システムは保守しないと使えなくなるものだと思った方が良い」と言われて以来、私もそう考えて生きてきました。
保守をしなかった場合、次のような問題が起こりえます。
- 技術が進歩したため、開発当時のセキュリティでは防御が足りず、情報漏洩してしまった。
- 完成から年月が経ち、そろそろ追加改修を依頼しようとしたが、開発当時のプログラムが古くて、追加改修ができなかった。(もしくは想定以上の費用を請求されてしまった)
- システムに不具合が発生したため修正を依頼したが、人員に空きがなく修正に時間を要した。
これらの問題を解決するため、ある程度の保守は必要となります。しかし、それと保守費用が適切かどうかは別の話です。実際にどのような対応が行われているのかを明確に把握し、必要に応じて契約内容の見直しを行うと良いでしょう。
また新規開発の見積もりで他社よりも低い見積書を提示された場合は、保守費用も確認すると良いでしょう。初期費用を抑え、保守費用でその損失分を回収するという営業スタイルの会社は意外と多いです。結果的として高い費用を支払うはめになる事案も多いので、確認しておくとより安心できます。
システム導入で失敗しないために
ここまで失敗事例を3つ紹介してきました。昨今のIT化の波を考えると、業務効率化のためのシステム導入は避けて通れないものになっています。システム導入が失敗してしまうと、多くのお金・時間を失い、業務にも悪影響が出てしまいます。
- 信頼できる業者
- 余裕のあるスケジュール
- 小さく作る
これらを意識して発注できるようになると、失敗する確率はかなり小さくできると思います。
弊社では30分の無料相談をはじめ、他社の見積もりが正しいかを確認する「セカンドオピニオン」的な活動も行っております。何かお困りごとがありましたら下記のリンクからお気軽にお問合せくださいませ。