【導入事例】スプレッドシートから専用システムへ！レンタカー管理システムの導入で業務トラブルをほぼ0にした事例を紹介します
本日はAITPが携わった導入事例をご紹介いたします。今回、あるクルマのサブスクリプションサービスの会社様のスプレッドシートでの管理が限界に達したことで、当社がシステム化のお手伝いを致しました。
背景と課題
今回お手伝いさせていただいたのは株式会社 IDOM CaaS Technology様（以下、ICT様）。ICT様ではもともとスプレッドシートを活用して車両や予約スケジュールを管理していました。しかし事業が成長するにつれて、管理する車両台数や関与するスタッフの数が増加。複雑化した管理作業に時間がかかり、業務効率が低下していました。特にスプレッドシートでの手動更新や調整が煩雑になり、人的ミスが発生しやすくなっていたことが課題でした。
システム化のプロセス
まず現状の業務フローを詳細にヒアリングし、スプレッドシートで行っていた管理作業を専用のシステムに落とし込むための要件を明確にしました。車両のステータス管理や予約状況のリアルタイム反映、スタッフ間での情報共有を一元化することで、情報の行き違いなどによる無駄な作業を大幅に削減できるシステムを構築しました。
本システムはゼロベースからのスタートだったため、お客様からの要望を1から吸い上げ、現状の業務フローに密着するようにシステムを構築できました。導入までに時間と費用はかかりましたが、パッケージ製品では対応されていない、自社独自のルール、慣行まで対応させていただけました。
また現状の業務フローを伺いながらシステム構築できたため、導入後も社内で大きな反対が出ず、受け入れていただけました。
結果と効果
システム導入後、さっそく効果が現れました。当初スプレッドシートとして管理していた時に発生していた
- 同じ車両を別の顧客に提案していた
- 車両の詳細なステータスの可視化ができておらず、担当者にその都度聞く必要があった
というトラブルがほぼ0になりました。今まではこれらのトラブルが発生すると解決のために1日かかっていましたが、それらの時間が無くなったことにより業務効率化につながりました。
現在は会社の基幹システムとして活躍しています。
クライアント様の声
今回ICT様の担当者のお二人に話を伺うことができました。
・「今までは車両の登録、貸出、返却」は各部署・各担当者で管理していたのですが、本システム導入後は一気通貫で管理できるようになりました。当時車両は数千台ありましたので、これらが一元管理できるようになったのは非常にありがたかったです。
・今までのトラブルでよくあったのが、「稼働していない車両が発生する原因を把握しづらかった」ことです。特に、車両を整備工場に預けている間は当然その車両からは売上が発生しないので、弊社としてはなるべく早く工場に取りに行く必要がありました。以前は車両が各担当者の管理になっていたので、担当者が忙しかったり忘れていたりすると、その分受け取りが遅れ、機会損失になっていました。
しかし本システムを導入したことで、担当者以外が車両の状況を把握できるようになり、機会損失を防げるようになりました。また修理に出した日付なども追えるようになっているので、「〇日にはおそらく返却されるので〇日のお客様にはご希望の車両を提案できる」といった先を見据えた車両管理もできるようになりました。
・貴社(アガルートITパートナーズ)と一緒にシステムを作っていく中でありがたかったのが、「ラボ型開発」という契約形態です。弊社では以前よりSESの会社様と提携して自社のシステム開発を推進していました。SESは人単位での契約になりますので「アプリ開発1人月、インフラ2人月」と割り振ってしまうと、期間中はそこからの変動ができません。仮に増員しても、どうしても最初はキャッチアップの時間が必要ですので、スムーズに開発に入ることは難しいのが現状でした。これによりシステムを実現したいスピード感とスケジュール感に差が生じてしまっていました。
しかしラボ型開発であれば、「開発まとめて3人月」という契約の仕方をしますので、状況に応じて「アプリ開発1.8人月、インフラ1.2人月」のような柔軟な対応も可能でした。また貴社内でナレッジ共有ができているため、前述のようなキャッチアップ期間も最小限で済むようになりました。
ラボ型開発は、実現したいことに向けて未来を描きやすい契約形態だと思います。
お問い合わせ
今回はレンタカー管理システムでしたが、このように弊社で開発するシステムはメイン事業のシステム効率化に貢献することができます。業務の基幹システムの導入を検討されている方はぜひご相談ください。
今なら業務改善のヒアリング調査を30分無料で実施しております。
コンサルのような形で現状やお悩みを伺い、弊社で業務改善できないかをご提案させていただきます。弊社では下記をお約束しておりますので、ご安心ください。
- 無理な営業は行いません。
- ヒアリングの結果、現状より改善が難しい場合は素直にそのようにお伝えいたします。
- 「ほかのシステム会社からこのような見積もりをもらったが、妥当なのだろうか」といった、セカンドオピニオン的なご相談も歓迎です。
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